Cómo organizarte sin volverte loco

#23 Mi sistema para ser productivo

Vivimos en un tiempo, en que hasta la procastinación hay que agendarla.

Porque perder un minuto ya nos da cargo de conciencia.

En el último curso de Ángel Alegre, éste desbloqueó una clase en la que hablaba de una mentoría que hizo. El mentor era un exjugador de élite de póker. Lo más parecido a un tahúr del Missisipi en el s. XXI.

Ángel quería saber sobre productividad, sobre cómo exprimir al máximo su tiempo, y esperaba que este fulano le revelara los secretos para hacerlo.

Curiosamente, el mentor le dijo algo que no esperaba:

es imposible estar siempre al 100%.

Que es suficiente con mantener un ritmo constante del 70%. Con eso ya superas a la mayoría de la gente. Eso sí, sin levantar el pedal.

Parece obvio, pero al amigo Ángel le costó un pastizal que se lo dijeran.

Soy un profesional multifregado

La semana pasada os hablé de mis particulares herramientas para crear negocios digitales. Algunos amigos de esta casa añadieron las suyas en los comentarios, cosa que agradezco.

Hoy os voy a contar cómo voy a organizarme a partir de la semana que viene. Todo surgió así:

El miércoles me agobié un pelín. Como un mono metido dentro de una mochila.

Estoy metido en muchos fregaos a la vez, de modo que me he visto en la necesidad de tirar del freno de mano, y sentarme a pensar de qué manera puedo aprovechar mi tiempo al máximo.

La cuestión es que no puedo saber si hago demasiadas cosas al mismo tiempo, si no optimizo mis procesos. Por eso, he le he dado vueltas a crear un sistema que se adapte a mis condiciones de vida, horarios, etc., sin olvidar estas dos cosas:

1. No se puede estar al 100% todo el tiempo. Pensar así no es realista, ni tampoco saludable. Nadie puede estar siempre esprintando sin que le revienten las piernas.

2. De vez en cuando hay que desconectar. Ver una peli con mi señora alemana, o jugar en el jardín con mi Cordobávara de 8 añitos es también muy importante.

Al igual que os dije con mis herramientas para crear negocios digitales, no he sacado esto de ningún libro (al menos conscientemente).

Llevo ya cuatro meses dedicándome a esto a tiempo completo, de modo que ya puedo ver dónde se me va el tiempo, cuándo me interrumpen más, etc.

Lo que he hecho , en primer lugar. ha sido intentar ordenar lo que tengo en mi cabeza (que es como cortar el césped del Bernabéu, con las tijeras del cole de mi niña).

En segundo lugar, como soy el que mejor me conoce, yo sé en qué momentos del día rindo más y en cuáles tengo el cerebro con el pilotito rojo puesto, como cuando apagamos la tele.

He metido ambas cosas en una coctelera, y me ha salido lo que os voy a presentar a continuación:

He dividido mi trabajo en cuatro bloques:

• Creación de activos digitales: el núcleo duro de mi actividad, mis proyectos SEO, la web de mi señora alemana, etc.

• Creación de contenido: mis publicaciones de LinkedIN, X (aunque la tengo medio abandonada) y por supuesto esta, tu newsletter.

• Gestión inmobiliaria: tengo una pequeña empresa de inversión en inmuebles, que necesita mi atención.

• Formación: el mogollón de cursos que compro, y la pila de libros que tengo acumulada por toda mi casa. Para cubrir dos o tres vidas (me refiero a vidas de patriarcas bíblicos).

Ahora viene la dimensión temporal. Mis días, cuando no estoy de viaje, se dividen en tres partes:

• Mañana: Es cuando estoy más en forma y mi cabeza piensa mejor y más rápido. Son claramente las horas para trabajar en modo “Deep Work”

• Mediodía: yo considero esta franja horaria, desde la hora de comer (aquí en Alemania las 12h, más o menos) hasta que tengo que ir a recoger al cole a mi Cordobávara. Es cuando aprovecho para hacer deporte.

• Tarde/Noche: Cuando la enana se va a planchar oreja, vuelvo a ser libre para hacer lo que quiera. Cuando estudiaba arquitectura era mi momento favorito para trabajar, pero ahora que le he dado la vuelta al jamón, he trasladado ese momento a la mañana. Dura hasta que me acuesto.

Una vez claro esto, lo que hago es integrar mis bloques de actividad dentro de los bloques de tiempo:

Como se ve en la figura, es por la mañana cuando hago esas tareas que requieren de más concentración, o especial creatividad. Deep Work, que diría Carl Newport.

Al mediodía hago deporte (los 10.000 pasos como mínimo son innegociables), y me preparo algo de papeo. Después continúo haciendo cosas que pueden ser gestiones, papeleo, o continuar lo que he empezado por la mañana. La verdad es que me gusta cambiar, para no aburrirme.

Por la tarde toca recoger a mi Cordobávara del cole, y prestarle la atención que merece. Estoy un rato con mi señora alemana, y cuando ella se retira a sus aposentos, yo sigo trabajando hasta que me canso, y me voy a sobar.

Aplico este sistema los días laborables. Los fines de semana dependen mucho de las actividades que hagamos en familia, pero siempre hago algo.

Planifico las tareas con antelación

Todos los domingos dedico un rato a planificar cuáles van a ser los objetivos de la semana. De este modo, cuando termina puedo comprobar si los últimos 7 días (mis semanas laborales son de 7 días) he cumplido con lo que me he propuesto.

Además, todos los días al terminar de trabajar apunto en un cuaderno qué es lo que tengo que hacer al día siguiente, con una estimación del tiempo que me va a llevar hacer cada cosa.

Me da mucha paz mental levantarme sabiendo lo que tengo que hacer, y no tener que pararme a pensarlo.

Eso sí, si tengo por ejemplo seis horas para trabajar, no planifico tareas para más de cinco. El motivo es que casi siempre surge algo. Si planeas todo muy ajustado, por ejemplo, si te entra un apretón y tienes que pasar en el excusado más tiempo de la cuenta, ya vas de culo (nunca mejor dicho) el resto del día.

He probado a poner lo que tengo que hacer cada día el domingo, pero no me ha funcionado demasiado bien. Creo que es mejor como lo estoy haciendo ahora.

Registro mi actividad diaria

Todas mis actividades diarias las registro con Toggl, de modo que puedo saber exactamente a qué dedico mi tiempo, para de este modo saber si voy en la dirección correcta o no.

Por ejemplo, no puedo dedicar a formación más tiempo del que empleo en hacer lo que pone comida encima de la mesa.

Para mí es fundamental llevar un registro de actividades. Una de las cosas que más me ha servido, es saber más o menos cuánto tardo en escribir cada edición de esta, tu newsletter.

Soy además bastante estricto con esto. Si voy al baño, lo pongo en pausa. Los días en los que estoy de viaje, sólo cuento el tiempo efectivo de trabajo, no los desplazamientos.

Porque como se suele decir, lo que no se mide, no se puede mejorar.

Conclusiones

Cualquiera que lea esto, lo mismo piensa que trabajo demasiado. La cuestión es que a mí me gusta lo que hago, así que no es ningún sufrimiento. Hay dos cosas que me lo demuestran:

1. Desde que me dedico a tiempo completo a mis mier cosas de internet, no ha habido un solo día en el que me haya levantado pensando:”vaya mierda, con lo a gustito que me quedaría yo en la piltra”.

2. Esa sensación de cuenta atrás, de depre, que tenía antes los domingos por la tarde, ha desaparecido. Para mí los lunes molan igual que los viernes.

Los sistemas se tienen que adaptar a uno, no uno a los sistemas. Me gustaría preguntarte ahora si tú, querido lector, también te has creado tu propio sistema de organización del tiempo. Te leo en comentarios.

¡Hasta la semana que viene!

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Recomendación de la semana

Esta semana os traigo a una escritora de infoproductos. Una persona llena de energía, y que siempre transmite optimismo y ganas, tanto en LinkedIN como en su newsletter.

Recordad que sólo recomiendo publicaciones a las que yo mismo estoy suscrito, y no recibo ninguna compensación por ello. Ahora, dejo que Adriana se presente:

👋🏼 Hola soy Adriana.

Y cada jueves escribo una idea sobre aprender, idear o crear; lo necesario para productizar :)

Así que si eres un solopreneur (un emprendedor que lleva todo su negocio solo) esto te puede servir, inspirar o ayudar a conectar a los puntos.

Escribiré sobre:

• Aprender: mentalidad de crecimiento, aprendizaje permanente y curiosidad.

• Idear: inspirarte en la cotidianidad, generar ideas, y conectar puntos.

• Crear: mostrar ideas, testearlas y productizarlas.

Todos tenemos buenas ideas, sólo nos falta como dijo Steve Jobs, unir los puntos.

Así que te enviaré insights semanales con historias y dibujitos. (Hago dibujitos para que se me grabe lo que aprendo😅)

Mira…

Insight